Desk sharing : la tendance est aux bureaux partagés
Parce que les manières de travailler changent, l'environnement de travail évolue lui aussi. Au-delà du retour de l'open space, certaines entreprises adoptent le desk sharing, à savoir le partage de bureau. Le point sur ce mode d'organisation qui gagne du terrain. Et tous nos conseils pour réussir sa mise en place.
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Une politique d'optimisation de l'espace. Face à la flambée des prix de l'immobilier, l'objectif initial est souvent d'économiser des mètres carrés.Une évolution des modes de travail. Les employés tendent aujourd'hui à être de moins en moins présents à leur poste : rendez-vous extérieur, réunion, vidéo-conférence, home office, cafétéria (devenue un espace de travail parmi d'autres)...
LES ORIGINES DU DESK SHARING
Bien qu'il fasse encore figure de pratique avant-gardiste, le desk sharing est apparu dès la fin des années 1990 dans les grandes sociétés de conseil : en effet absents la plupart du temps des murs de l'entreprise, les consultants ne disposaient pas de bureau personnel. Aujourd'hui, deux facteurs principaux convergent pour expliquer cette tendance :Une politique d'optimisation de l'espace. Face à la flambée des prix de l'immobilier, l'objectif initial est souvent d'économiser des mètres carrés.Une évolution des modes de travail. Les employés tendent aujourd'hui à être de moins en moins présents à leur poste : rendez-vous extérieur, réunion, vidéo-conférence, home office, cafétéria (devenue un espace de travail parmi d'autres)...
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meilleure circulation de l'informationéchanges et communication interne favorisésesprit d'équipe renforcécréativité et transversalité amélioréestravail collaboratif encouragé
Afin de les atteindre, ce projet demande une solide préparation. Cette réorganisation ne s'improvise pas, elle doit être porteuse d'une véritable dynamique.
LES OBJECTIFS DU DESK SHARING
Bien au-delà du gain de place, le concept de desk-sharing vise plusieurs avantages :meilleure circulation de l'informationéchanges et communication interne favorisésesprit d'équipe renforcécréativité et transversalité amélioréestravail collaboratif encouragé
Afin de les atteindre, ce projet demande une solide préparation. Cette réorganisation ne s'improvise pas, elle doit être porteuse d'une véritable dynamique.
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LE DESK SHARING : UNE SOLUTION POUR QUI ?
Par nature, le desk sharing est particulièrement répandu dans les secteurs où le nomadisme fait partie intégrante de l'activité des employés (commerciaux, conseils, freelance…). Mais il est également essentiel que le desk sharing corresponde à la culture de l'entreprise et véhicule son identité. En outre, certains services (ressources humaines, comptabilité) auront toujours besoin de bureaux individuels, pour des raisons de confidentialité.4
Réduire les espaces personnels à la faveur des espaces partagés. Repenser les espaces de bureau : installer de grands plateaux collectifs (appelé workbench) ou des bureaux individuels organisés en pôle, créer des salles de réunion collaboratives, des espaces détentes pour des échanges plus informels et des box pour que le collaborateur puisse s'isoler si besoin. Les salariés peuvent ainsi changer d'espace au gré de leurs activités du jour.
Limiter le nombre de personnes par plateau. Au-delà de 10 personnes, le niveau sonore entraîne rapidement déconcentration et fatigue, et les interactions diminuent.
Evaluer précisément le taux d'occupation. Afin d'éviter les « embouteillages », il est indispensable d'anticiper les retours des salariés (congés/RTT, télétravail, activités à effets saisonniers…).
Généraliser les nouveaux outils technologiques. Ordinateurs portables, wifi, documents sur le réseau... facilitent la mobilité des employés.
Diversifier les modes de travail. Ces transformations vont de pair avec le déploiement du télétravail ainsi qu'avec la location ponctuelle de bureaux ou d'espaces de coworking si besoin.
Opérer une refonte managériale. Intégré à son équipe, le manager doit désormais composer avec sa réalité quotidienne et ajuster sa manière de diriger.
Impliquer les équipes dans le choix des aménagements. Ils seront d'autant plus productifs qu'ils font dès le départ l'objet d'une communication et d'une discussion ouverte au sein de la société.
Fournir des espaces de stockage personnels. Le besoin de s'approprier un « territoire » étant constitutif de l'être humain, il est essentiel que chacun puisse disposer d'une étagère, d'un caisson mobile, d'une petite armoire...
Définir des règles de vie en commun. Il convient de veiller notamment à ce que personne ne laisse traîner ses affaires en quittant son poste ou ne s'attribue les espaces privatifs (box, salles de réunion…) trop longtemps.
LA RECETTE DE LA RÉUSSITE
Voici les facteurs incontournables à sa mise en place :Réduire les espaces personnels à la faveur des espaces partagés. Repenser les espaces de bureau : installer de grands plateaux collectifs (appelé workbench) ou des bureaux individuels organisés en pôle, créer des salles de réunion collaboratives, des espaces détentes pour des échanges plus informels et des box pour que le collaborateur puisse s'isoler si besoin. Les salariés peuvent ainsi changer d'espace au gré de leurs activités du jour.
Limiter le nombre de personnes par plateau. Au-delà de 10 personnes, le niveau sonore entraîne rapidement déconcentration et fatigue, et les interactions diminuent.
Evaluer précisément le taux d'occupation. Afin d'éviter les « embouteillages », il est indispensable d'anticiper les retours des salariés (congés/RTT, télétravail, activités à effets saisonniers…).
Généraliser les nouveaux outils technologiques. Ordinateurs portables, wifi, documents sur le réseau... facilitent la mobilité des employés.
Diversifier les modes de travail. Ces transformations vont de pair avec le déploiement du télétravail ainsi qu'avec la location ponctuelle de bureaux ou d'espaces de coworking si besoin.
Opérer une refonte managériale. Intégré à son équipe, le manager doit désormais composer avec sa réalité quotidienne et ajuster sa manière de diriger.
Impliquer les équipes dans le choix des aménagements. Ils seront d'autant plus productifs qu'ils font dès le départ l'objet d'une communication et d'une discussion ouverte au sein de la société.
Fournir des espaces de stockage personnels. Le besoin de s'approprier un « territoire » étant constitutif de l'être humain, il est essentiel que chacun puisse disposer d'une étagère, d'un caisson mobile, d'une petite armoire...
Définir des règles de vie en commun. Il convient de veiller notamment à ce que personne ne laisse traîner ses affaires en quittant son poste ou ne s'attribue les espaces privatifs (box, salles de réunion…) trop longtemps.
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Des cobayes ? Oui et non. S'ils permettent certes d'évaluer et de perfectionner cette pratique, ils sont aussi nettement plus ouverts à ce mode de fonctionnement compatible avec leurs habitudes générationnelles. En conséquence, c'est par leur intermédiaire que le desk sharing pourra être amené à s'étendre. Car c'est tout un nouvel état d'esprit !
Note. Selon les sociétés, le desk sharing peut aussi être appelé « flex office », « free seating » ou « bureau lib ».
QUEL AVENIR POUR LE DESK SHARING ?
Alors que le desk sharing s'est déjà fortement développé chez nos voisins européens, c'est encore loin d'être le cas dans l'hexagone. En effet, les Français demeurent très attachés à la position hiérarchique et aux privilèges associés comme la taille du bureau. Dans nombre d'entreprises, seuls les salariés juniors sont donc pour l'heure concernés par le partage de bureau.Des cobayes ? Oui et non. S'ils permettent certes d'évaluer et de perfectionner cette pratique, ils sont aussi nettement plus ouverts à ce mode de fonctionnement compatible avec leurs habitudes générationnelles. En conséquence, c'est par leur intermédiaire que le desk sharing pourra être amené à s'étendre. Car c'est tout un nouvel état d'esprit !
Note. Selon les sociétés, le desk sharing peut aussi être appelé « flex office », « free seating » ou « bureau lib ».